Son las 23:40 del día 24. En el grupo de WhatsApp de un cliente hay catorce capturas de pantalla enviadas hace tres días y dos respuestas: «Estas están bien» y «A la del café dale un poco más de vidilla». ¿Qué versión de la del café, la segunda o la tercera? ¿«Estas» son las catorce? El equipo se pasa la mañana siguiente preguntando, y la semana de aprobaciones vuelve a alargarse.
En este artículo verás cómo pasar las aprobaciones de las capturas y los archivos adjuntos a un solo enlace, con el ejemplo de una agencia ficticia, Halcón Digital. Casi todo sirve con cualquier herramienta: las reglas de un buen proceso de aprobación, cómo presentárselo a tus clientes y una lista de comprobación para ponerlo en marcha.
¿Qué falla de verdad en la semana de aprobaciones?
La semana de aprobaciones se eterniza por el proceso, no porque al cliente le dé igual. Los problemas se concentran en tres puntos.
1. Nadie sabe qué versión se aprobó
Cada captura es una copia de la publicación, y cada cambio añade otra más. El cliente no recuerda a cuál dijo que sí, y a ti te toca bucear en el historial del chat para averiguar cuál hay que publicar. Publicar la versión equivocada es el error más caro, porque el cliente lo recuerda como un descuido.
2. Los comentarios son vagos
«Dale más vidilla». «No me parece muy nuestro». Para el cliente está clarísimo; para quien diseña, un misterio. ¿El color? ¿Un texto más corto? ¿El producto más grande? Los comentarios vagos se resuelven a ojo, y cuando no se acierta, la misma imagen vuelve una segunda y una tercera vez.
3. Con la aprobación, el trabajo vuelve a empezar
Una publicación aprobada no es una publicación programada. Alguien tiene que buscar la versión aprobada, subirla, pegar el texto e introducir la fecha y la hora. Con seis clientes y unas ochenta publicaciones al mes, ese paso se come horas y abre la puerta a errores: el día equivocado, un hashtag que falta, una imagen antigua.
Seis reglas para un buen proceso de aprobación
Estas reglas funcionan tanto con una carpeta compartida como con una herramienta de gestión de proyectos. Lo importante es dejarlas por escrito en el contrato o en el correo de inicio del proyecto y acordarlas desde el principio.
Elige un único sitio de referencia
El contenido pendiente de aprobación debe estar en un solo sitio, y el cliente solo debe mirar ahí. Si usas WhatsApp, el correo y una carpeta compartida a la vez, acabarás con tres «versiones finales». Lleguen por donde lleguen los comentarios, deja constancia de la decisión en ese único sitio.
Pon una fecha límite de aprobación
No digas «cuando puedas». Envía el calendario, por ejemplo, el día 20 y fija el 25 como último día para aprobar. Decide de antemano qué pasa si no hay respuesta: ¿las publicaciones esperan o la primera semana se queda sin publicar? Déjalo por escrito en el contrato.
Limita las rondas de cambios
Dos rondas de cambios por publicación es un punto de partida razonable para la mayoría de las agencias; una tercera ya es trabajo extra. El límite no es una penalización: anima a dar comentarios bien pensados en la primera ronda.
Dale una estructura a los comentarios
Pide al cliente qué debe cambiar (la imagen, el texto o ambos), en qué sentido y dónde. La tabla traduce algunos comentarios vagos habituales.
| Lo que dice el cliente | ¿Qué cambia? | ¿En qué sentido? | ¿Dónde? |
|---|---|---|---|
| «Dale más vidilla» | Imagen | Color | Fondo |
| «Es demasiado largo» | Texto | Más corto | Las dos primeras frases |
| «No suena a nosotros» | Texto | Más cercano | Primera frase |
| «No se ve el logo» | Imagen | Composición | Esquina inferior derecha |
| «La oferta está mal» | Texto | Corregir la información | Fechas y condiciones |
Separa las versiones
El cliente solo debe ver la versión actual. Guarda las anteriores para uso interno del equipo, fuera del sitio donde se aprueba. Si trabajas con archivos, nómbralos siempre con el mismo criterio (por ejemplo, marca-07nov-v2) y mueve los aprobados a una carpeta aparte.
Elimina el paso manual entre la aprobación y la publicación
Copiar y pegar entre lo aprobado y lo que se publica es justo donde se cuelan los errores. Lo ideal es que el cliente apruebe en el mismo sitio desde el que programas. Si no es posible, dale a quien programa una única lista con lo aprobado y que otra persona revise el resultado.
El nuevo flujo: del calendario a la aprobación en cuatro pasos
Halcón Digital aplica estas reglas con el portal de aprobación de clientes de VonaHub:
- 1
Comparte el calendario
En el calendario, haz clic en «Compartir», añade un PIN si quieres y copia el enlace. Puedes seguir enviándolo por WhatsApp; la diferencia es que por WhatsApp va el enlace, no el contenido.
- 2
El cliente lo revisa en el móvil
No necesita cuenta. Ve las publicaciones del mes en vista de feed, calendario, cuadrícula o lista, con vistas previas de Instagram, Facebook y LinkedIn tal y como se ven en el móvil. Los Reels se reproducen dentro del portal.
- 3
Aprueba o solicita cambios
Cada publicación tiene los botones «Aprobar publicación» y «Solicitar cambios»; con «Aprobar todas» se aprueban de un toque todas las pendientes.
- 4
Lo aprobado se programa solo
Si la publicación tiene una fecha futura y una cuenta conectada, se programa en cuanto se aprueba. Nadie tiene que volver a programarla.
Al solicitar cambios, el cliente ya tiene delante la estructura de la tabla anterior. Elige qué cambiar (imagen, texto o ambos) y marca hasta dos de las diez opciones predefinidas que indican en qué sentido, como color, composición, más corto, más cercano o corregir la información. También puede poner hasta tres marcadores sobre la imagen, cada uno con una nota breve como «aquí se pierde el logo». La solicitud llega a la página Aprobaciones del equipo, y la publicación se puede regenerar a partir de esos comentarios con un clic.
Cuando «dale más vidilla» llega como «Imagen · Color · el fondo está demasiado apagado», quien diseña en Halcón Digital ya no tiene que adivinar, y la mayoría de los cambios se resuelven en la primera ronda.
¿Cómo presentar el nuevo proceso a tus clientes?
Un grupo de WhatsApp resulta rápido y familiar, así que presenta el cambio como algo que le facilita el trabajo al cliente, no como una norma nueva. Tres consejos:
- Anuncia el cambio a principios de mes; no cambies de método en plena semana de aprobaciones.
- El primer mes, aprueba una publicación junto con el cliente en una videollamada corta o compartiendo pantalla.
- Mantén el grupo de WhatsApp para lo urgente, pero acepta aprobaciones y solicitudes de cambios solo a través del enlace.
Un correo de ejemplo para el primer mes
Adapta este texto a tu agencia y a tu cliente.
Asunto: Publicaciones de noviembre listas para revisar: su enlace de aprobación
Hola, Rocío: a partir de este mes recogeremos las aprobaciones de contenido a través de un único enlace. En él verá todas las publicaciones de noviembre tal y como aparecerán en Instagram. No necesita crear ninguna cuenta y puede abrirlo desde el móvil.
Pulse «Aprobar publicación» en las que le gusten y se publicarán el día previsto. Si quiere cambiar algo, pulse «Solicitar cambios», elija qué debe cambiar y, si le resulta útil, deje una nota sobre la imagen. Le agradecería que las aprobara como tarde el 25 de octubre; según nuestro contrato, cada publicación incluye dos rondas de cambios.
Tiene el enlace aquí abajo. Está protegido con un PIN, que le enviaré por separado. Si tiene cualquier duda, llámeme; si lo prefiere, hacemos juntos la primera aprobación.
Abre el portal con la marca de tu agencia
La página que abre tu cliente debería verse como parte de tu agencia. En los planes Enterprise y Agency, el portal muestra tu logo, tus colores, tu tipografía, tu mensaje de bienvenida y tus datos de contacto, y la pantalla del PIN también lleva tu marca. Consulta el portal de clientes de marca blanca y cómo gestionar 10 marcas con un equipo pequeño.
Portal de marca blancaAbre el portal de aprobación con el logo y los colores de tu agenciaLista de comprobación para montar tu proceso de aprobación
- Elige un único sitio para el contenido pendiente de aprobación y enséñale al cliente solo ese sitio.
- Deja por escrito en el contrato la fecha de entrega del calendario y la fecha límite de aprobación.
- Acuerda con el cliente qué pasa si no responde dentro del plazo.
- Fija el número de rondas de cambios por publicación y anota cómo se facturan las rondas extra.
- Enseña al cliente a dar comentarios con el esquema «qué, en qué sentido, dónde».
- Muestra al cliente solo la versión actual.
- Protege el enlace de aprobación con un PIN y envía el PIN por otro canal.
- Revisa cada día si hay publicaciones aprobadas con fecha pasada o con la cuenta desconectada.
- El primer mes, aprueba una publicación junto con el cliente.