Müşterinin gerçekten okuduğu aylık sosyal medya raporu nasıl hazırlanır?

Diyelim ki ay sonunda on iki sayfalık bir rapor hazırladınız: her platformun ekran görüntüsü, her gönderinin beğeni sayısı, renkli grafikler. Müşteri e-postayı açıyor, ekin adına bakıyor ve kapatıyor. Sorun verinin azlığı değil, fazlalığıdır. Bu yazıda raporu bir hikâye gibi kurmayı, metrikleri markanın amacına göre seçmeyi ve boş metriklerden kaçınmayı göreceksiniz.

Rapor neden okunmuyor?

Çoğu rapor, platform panellerindeki her şeyin dışa aktarılmış hâlidir. Müşteri bunun içinden kendi sorusunun cevabını çıkarmak zorunda kalır. Oysa müşterinin sorusu çoğu zaman tektir: "Bu iş işe yarıyor mu, önümüzdeki ay ne olacak?"

Rapor bu soruya cevap vermiyorsa, ne kadar ayrıntılı olursa olsun okunmaz. Okunmayan rapor ajans için de risklidir. Müşteri sonuçları görmediğinde, sözleşme yenileme konuşması "Tam olarak ne yaptığınızı bilmiyoruz" cümlesiyle başlar. Rapor, yaptığınız işin müşterinin gözündeki tek kanıtıdır.

Raporu bir hikâye gibi kurun: 1 + 3 + 1 + 1

İyi bir rapor dört soruyu sırayla cevaplar: Kısaca ne oldu? Rakamlarla ne oldu? Neden oldu? Şimdi ne yapacağız? Bu sırayı korumak için aşağıdaki yapıyı kullanın.

1. 1

   1 sayfa özet

   Raporun ilk sayfası tek başına okunabilir olmalı. Müşteri yalnız bu sayfayı okusa bile ayı anlamış olsun. Üç metriği, nedeni ve kararı burada toplayın; geri kalan her şey ek.

2. 2

   3 metrik: ne oldu?

   Markanın amacına en çok bağlı üç metriği seçin ve her birini önceki dönemle yan yana yazın. Üçten fazlası dikkati dağıtır, üçten azı bağlam vermez.

3. 3

   1 neden: neden oldu?

   Metriklerdeki en büyük değişimin arkasındaki tek açıklamayı yazın. Emin değilseniz bunu açıkça söyleyin; tahmini olgu gibi sunmayın.

4. 4

   1 karar: önümüzdeki ay ne yapacağız?

   Nedenden çıkan tek bir somut adım önerin. Müşteri onaylarsa bir sonraki raporda bu kararın sonucunu ölçersiniz; böylece raporlar birbirine bağlanır.

Bu yapı rapordaki veriyi azaltmaz, sıralamasını değiştirir. Ayrıntılı tablolar ekte kalabilir. Merak eden müşteri bakar, bakmayan da ilk sayfadan ayı anlar.

Hangi metrikleri seçmelisiniz?

Metrik seçimi platformdan değil, markanın amacından başlar. Aynı erişim rakamı yeni açılmış bir kafe için iyi haber, kurumsal bir yazılım şirketi için anlamsız olabilir. Önce müşteriyle sosyal medyanın bu dönemdeki ana amacını netleştirin, sonra tablodan üç metrik seçin.

Boş metrik tuzaklarından nasıl kaçınılır?

Boş metrik, iyi görünen ama hiçbir karar aldırmayan rakamdır. Raporu göndermeden önce şu tuzakları ayıklayın:

• Küçük sayılarda yüzde yazmayın. 4 yorumdan 8 yoruma çıkmak yüzde 100 artıştır, ama büyük bir başarı gibi sunulursa güveni zedeler. Ham rakamı yazın.
• Takipçi sayısını tek başına sunmayın. Takipçi artışını, o takipçilerin ne yaptığını gösteren bir metrikle birlikte verin.
• Gönderi sayısını sonuç gibi göstermeyin. Ayda 16 gönderi sizin iş yükünüzdür, müşterinin kazancı değil.
• Gösterimi erişimle karıştırmayın. Gösterim, aynı kişinin içeriği birden çok kez görmesini de sayar.
• Tek bir viral gönderiyi ayın eğilimi gibi anlatmayın. Ortalamayı o gönderiyi çıkararak da hesaplayın.
• Platformların rakamlarını toplamayın. Her platform erişimi kendi yöntemiyle hesaplar; toplam yanıltıcı olur.

Rota Dil Okulu'nun raporu nasıl değişti?

Rota'nın ilk sayfası kabaca şöyleydi. Rakamlar kurgusaldır, yapıyı göstermek için verilmiştir:

Dikkat edin: DM ile gelen kurs sorusu bir platform metriği değildir. Ajans bu sayıyı gelen kutusundaki konuşmalardan kendisi sayıyordu. Markanın amacına en yakın rakam bazen panelde hazır durmaz; onu ölçmenin bir yolunu müşteriyle birlikte belirlemek gerekir.

VonaHub'da rapor nasıl hazırlanır?

Yukarıdaki yapı herhangi bir araçla kurulabilir. Elle yapıldığında en çok zaman alan iş, veriyi toplamak ve önceki dönemle karşılaştırmaktır. VonaHub'ın sosyal medya raporlama ekranında bu iki iş hazır gelir:

• Genel bakışta ya da Meta, X, LinkedIn, YouTube ve TikTok panellerinde 7, 30 veya 90 günlük dönemi seçin.
• Sonuçları önceki aynı uzunluktaki dönemle yan yana okuyun; artışı ve düşüşü hesaplamanız gerekmez.
• Reklam ve chatbot sonuçlarını kendi raporlarında, aynı yerde inceleyin.
• Ara bir rapor gerektiğinde "Raporu e-postala" ile anında gönderin.

Otomatik rapor e-postası açıksa vadesi gelen raporlar her sabah 08:00'de kendiliğinden gider. Sıklık pakete göre değişir: Yönetim ve Starter paketlerinde aylık, Business paketinde haftalık. Günlük veri 180 gün tutulur; 90 günlük bir dönemi önceki 90 günle karşılaştırmaya yetecek geçmiş vardır.

Raporu ajans adıyla gönderin

Kendi markanla göster açıksa (Enterprise ve Agency paketleri) rapor e-postasının alt bilgisinde araç adı yerine ajansınızın adı yer alır. Müşteri raporu sizden almış olur ve onay portalındaki kimlikle rapordaki kimlik aynı kalır. Kurulumu beyaz etiket müşteri portalı yazısında adım adım anlattık.

Örnek rapor e-postası

Rapor rakamları taşır; bağlamı siz eklersiniz. Raporun ulaştığı gün müşteriye kendi adınızla kısa bir not yazın. Rota'nın ajansının eylül notu şöyleydi:

Raporu göndermeden önce

İlk ay bu yapıya geçmek biraz zaman alır, çünkü hangi metriğin önemli olduğunu müşteriyle konuşmanız gerekir. Bu konuşmayı bir kez yaptığınızda sonraki raporlar hızlanır. Birden çok müşteriye rapor hazırlıyorsanız her marka için amacı ve üç metriği bir kez belirleyip bir kenara yazın; ay sonunda yalnız neden ve karar satırlarını düşünmeniz yeter.