Wenn deine Kundschaft einen Freigabelink öffnet, fallen ihr zwei Dinge auf: die Beiträge für diesen Monat und wessen Oberfläche sie gerade vor sich hat. Steht in der Ecke das Logo einer unbekannten Software, bleibt der Blick dort hängen, bevor er überhaupt bei deiner Arbeit ankommt. In diesem Artikel erfasst du deine Kontaktpunkte mit der Kundschaft, entscheidest, welche davon deine Marke brauchen, und gehst die Einrichtung eines White-Label-Portals am Beispiel einer fiktiven Agentur Schritt für Schritt durch.
Was ändert White Label für die Kundschaft?
White Label bedeutet: Die Oberflächen, die deine Kundschaft sieht, tragen deine Marke und nicht die deines Softwareanbieters. Der eigentliche Nutzen ist ein einheitlicher Auftritt. Angebot, Vertrag und Kick-off-Präsentation sind in denselben Farben, derselben Schrift und demselben Ton gehalten. Dann öffnet sich mit dem ersten Freigabelink plötzlich etwas ganz anderes, und diesen Bruch bemerkt die Kundschaft.
Warum der Name eines fremden Tools Fragen aufwirft
Agenturen arbeiten mit Software, genau wie Steuerkanzleien und Architekturbüros. Heikel wird es erst, wenn die Kundenseite unvorbereitet darauf stößt. Ein sichtbarer Toolname löst meist eine von drei Fragen aus: „Macht das eigentlich alles eine Software?“, „Könnte ich das Tool nicht einfach selbst kaufen?“ oder „Wo liegen eigentlich meine Daten?“ Gerade die letzte Frage führt schnell zur DSGVO. Keine davon ist böse gemeint, aber jede eröffnet ein Gespräch, das du dir nicht ausgesucht hast.
White Label verhindert diese Fragen nicht, aber du bestimmst, wann sie gestellt werden. Willst du deine Arbeitsweise und deine Tools offenlegen, dann in einem Termin, in deinen eigenen Worten und mit Blick auf den Nutzen, den du lieferst – und nicht, weil deine Kundschaft zufällig ein fremdes Logo in der Ecke des Freigabelinks entdeckt.
Professionalität zeigt sich im Detail
Wie gut Social-Media-Arbeit ist, kann deine Kundschaft selten direkt beurteilen. Also urteilt sie nach dem, was sie sieht: ein pünktlicher Bericht, eine sauber gestaltete E-Mail, ein sorgfältig aufgebautes Freigabeportal. Zusammen ergeben diese Details den Eindruck eines gut organisierten Teams, und der zählt, wenn die Vertragsverlängerung ansteht.
Wo kommt deine Kundschaft mit dir in Kontakt?
Bevor du die Einstellungen öffnest, mach eine Bestandsaufnahme. Notiere alles, was deine Kundschaft von dir bekommt, und wie oft. Bei den meisten Agenturen sieht die Liste so aus:
| Kontaktpunkt | Wie oft | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Angebot und Vertrag | Zu Beginn und bei Verlängerung | Passe die Vorlage einmal an deine Corporate Identity an. |
| Freigabelink und Freigabeportal | Monatlich, oft häufiger | Richte das Portal mit deinem Logo, deinen Farben und deiner Schriftart ein. |
| PIN-Abfrage | Bei jedem Öffnen des Links | Prüfe, ob dort ebenfalls dein Logo erscheint. |
| Berichts-E-Mail | Monatlich oder wöchentlich | Setze deinen Agenturnamen statt des Toolnamens in die Fußzeile. |
| Rechnung | Monatlich | Hinterlege dein Logo in der Rechnungsvorlage deiner Buchhaltungssoftware. |
| WhatsApp-Profil und E-Mail-Signatur | Täglich | Verwende dasselbe Logo im Profilbild und in der Signatur. |
Dabei fällt etwas auf: Das Dokument, das deine Kundschaft am häufigsten sieht, ist nicht der Vertrag, sondern das Freigabeportal. Den Vertrag unterschreibt sie einmal im Jahr, den Link öffnet sie jeden Monat. Fang mit der Oberfläche an, die am häufigsten geöffnet wird.
Wie Agentur Nord ihr Portal eingerichtet hat
So ist Agentur Nord vorgegangen. Alles Nötige findest du in VonaHub unter Einstellungen › Eigenes Branding. Rechts daneben zeigt dir eine Live-Vorschau jede Änderung sofort.
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Logos für helle und dunkle Hintergründe hochladen
Trag einen Portaltitel ein und lade zwei Logos hoch: dein normales Logo für helle Hintergründe und eine weiße oder helle Version für dunkle Seiten und einen dunklen Kopfbereich. Das Logo von Agentur Nord ist marineblau. Damit es auf dunklem Grund nicht untergeht, kam die weiße Version dazu.
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Schnellstart wählen
Zur Wahl stehen „Klassisch“, „Weiß“, „Blauer Kopfbereich“, „Dunkel“ und „Dunkler Kopfbereich“. Ein Schnellstart legt nur Seitenhintergrund und Kopfbereich fest, deine Akzentfarbe bleibt unverändert. Weil Agentur Nord dunkel auftritt, startete das Team mit „Dunkel“.
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Akzentfarbe eintragen
Die Akzentfarbe gilt für Buttons, Links und den Fortschrittsbalken. Übernimm den Hex-Code aus deinem Styleguide. Agentur Nord trug ihr Türkis ein.
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Seitenhintergrund und Kopfbereich festlegen
Wählst du einen dunklen Seitenhintergrund, öffnet sich das Portal im Dunkelmodus. Der Kopfbereich enthält Logo, Titel und Begrüßungsnachricht. Lässt du das Feld leer, übernimmt er die Farbe des Seitenhintergrunds. Agentur Nord nahm ihr Marineblau für die Seite und einen dunkleren Ton für den Kopfbereich.
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Schriftart und Ecken wählen
Wähle aus elf Schriftarten diejenige, die der Schrift deiner Website am nächsten kommt: Plus Jakarta Sans, Inter, Poppins, Montserrat, DM Sans, Manrope, Nunito Sans, Work Sans, Rubik, Lora oder Playfair Display. Bei den Ecken hast du die Wahl zwischen „Abgerundet“, „Weich“ und „Eckig“. Agentur Nord entschied sich für Manrope und weiche Ecken.
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Begrüßungsnachricht schreiben
Die Nachricht darf bis zu 600 Zeichen lang sein und steht im Kopfbereich – sie ist das Erste, was deine Kundschaft liest. Fass dich kurz und sag klar, was du von ihr brauchst.
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Kontaktdaten ergänzen
Trag Website, E-Mail-Adresse und Telefonnummer in die Fußzeile ein, damit auf Kundenseite niemand suchen muss, wie du erreichbar bist.
Beispiel für eine Begrüßungsnachricht
Die Begrüßungsnachricht sieht deine Kundschaft bei jedem Öffnen eines Links. Hier die Version von Agentur Nord zum Anpassen – gesiezt, wie es im Kontakt mit Kundenmarken meist üblich ist:
Wie bleibt das Portal lesbar?
Markenfarben werden meist für Logo und Druck festgelegt, nicht für Bildschirme. Ein helles Türkis kann als Button-Text auf Weiß unlesbar sein, ein tiefes Marineblau geht auf einer dunklen Seite unter. Deshalb wählt das Portal Text- und Button-Farben passend zum Hintergrund und hält auf jeder Fläche einen Kontrast von mindestens 4,5:1 ein. Das ist der Schwellenwert, den die WCAG auf Stufe AA für normalen Text vorgeben.
Erreicht deine Farbe diesen Wert nicht, behält sie ihren Farbton, wird aber abgedunkelt oder aufgehellt, und in den Einstellungen erscheint ein Hinweis. Bei Agentur Nord kam er gleich beim ersten Versuch: Ein dunkleres Türkis aus dem Styleguide hob sich als Button auf Marineblau nicht genug ab, also hellte das Portal es auf. Das Team machte daraufhin das hellere Türkis aus dem Styleguide zur festen Akzentfarbe.
Wann passt ein dunkles Portal?
Ein dunkles Portal macht Eindruck, passt aber nicht zu jeder Agentur. Prüfe zwei Dinge: Welche Hintergrundfarbe haben deine Website und deine Präsentationen? Und wo öffnet deine Kundschaft das Portal meistens? Diese Tabelle hilft bei der Wahl des Schnellstarts:
| Auftritt der Agentur | Schnellstart | Warum |
|---|---|---|
| Hell und minimalistisch, Website überwiegend weiß | Weiß | Das Portal wirkt wie ein Teil deiner Website, und die Bilder der Beiträge stehen im Vordergrund. |
| Eine kräftige Markenfarbe auf neutralem Grund | Klassisch | Der hellgraue Seitenhintergrund gleicht die Akzentfarbe aus – eine sichere Wahl für den Einstieg. |
| Corporate Identity in Marineblau | Blauer Kopfbereich | Logo und Begrüßung stehen in einem dunklen Kopfbereich, die Beiträge sind auf hellem Hintergrund gut lesbar. |
| Dunkle Website, Nacht- oder Tech-Anmutung | Dunkel | Das ganze Portal greift die Stimmung deiner Marke auf. |
| Dunkler Einstieg, lange Listen zur Freigabe | Dunkler Kopfbereich | Oben ein dunkler Markenbereich, darunter eine helle Beitragsliste. |
Wenn du dich für ein dunkles Design entscheidest, lade unbedingt das Logo für dunkle Hintergründe hoch. Öffnet deine Kundschaft das Portal meist tagsüber im Büro an hellen Bildschirmen, ist „Dunkler Kopfbereich“ oft die ausgewogenere Wahl. Noch unsicher? Probier beide Varianten aus und öffne denselben Beitrag jeweils auf deinem Smartphone.
Auch PIN-Abfrage und Berichts-E-Mails gehören zur Marke
Ist dein Freigabelink mit einer PIN geschützt, ist die PIN-Abfrage das Erste, was deine Kundschaft sieht. Mit „Eigenes Branding“ zeigt auch sie dein Logo. Schick die PIN über einen anderen Kanal als den Link: den Link per E-Mail, die PIN per Telefon oder SMS.
Bei den Berichts-E-Mails ist es genauso: In der Fußzeile steht der Name deiner Agentur, der Bericht kommt also von dir. Was in den Bericht gehört, erfährst du im Artikel über den Social-Media-Report, den deine Kundschaft wirklich liest.
Smartphone-Vorschau, Änderungswünsche und die automatische Planung nach der Freigabe funktionieren in jedem Tarif gleich. Mehr dazu findest du auf der Seite zum Freigabeportal für Social-Media-Beiträge. Und wie du Freigaben von WhatsApp-Screenshots auf einen einzigen Link umstellst, steht in einem eigenen Artikel.
White-Label-PortalBring dein Logo, deine Farben und deine Schriftart in Freigabeportal, PIN-Abfrage und Berichts-E-Mails.Bevor du das Portal an deine Kundschaft schickst
Checkliste vor dem Versand
- Lade die Logos für helle und dunkle Hintergründe hoch und prüfe beide in der Vorschau.
- Trag den Hex-Code der Akzentfarbe aus deinem Styleguide ein.
- Erscheint ein Hinweis zur Lesbarkeit, prüfe den angepassten Farbton.
- Schreib eine Begrüßungsnachricht, die sagt, was du brauchst, und eine Ansprechperson nennt.
- Trag Website, E-Mail-Adresse und Telefonnummer in die Fußzeile ein.
- Öffne den Link auf deinem Smartphone und spiel den Weg von der PIN-Abfrage bis zum Button „Beitrag freigeben“ einmal durch.
- Schick die PIN über einen anderen Kanal als den Link.
- Prüfe, ob deine Rechnungs- und Vertragsvorlagen dasselbe Logo verwenden.
White Label richtest du einmal ein, und es zahlt sich jeden Monat aus. Geh deine Liste der Kontaktpunkte zweimal im Jahr durch und ergänze alles, was du deiner Kundschaft neu schickst, etwa einen Präsentationslink oder eine Quartalsübersicht. Du betreust mehrere Marken mit einem kleinen Team? Dann lies auch 10 Marken mit kleinem Team betreuen.