10 Marken mit kleinem Team betreuen: ein Wochenablauf für eine dreiköpfige Agentur

Zehn Kundenmarken, drei Personen. Auf dem Papier wirkt das machbar, doch die halbe Woche geht für Fragen drauf wie „Ist das schon freigegeben?“ und „Wer sollte eigentlich auf diese Nachricht antworten?“ Am Können liegt es selten. Was fehlt, ist ein Rhythmus: Alles bekommt jeden Tag ein bisschen Aufmerksamkeit, und nichts wird fertig.

Der folgende Ablauf kommt mit einer Tabelle und einem gemeinsamen Kalender aus: Wochenrhythmus, klare Rollen, ein Briefing pro Marke, ein Kapazitätscheck und ein festes Zeitfenster für Eiliges. Zum Schluss zeigen wir, wie du ihn in VonaHub abbildest.

Teile die Woche in vier Arbeitsphasen auf

Die Grundregel: Was du diese Woche produzierst, erscheint nächste Woche. Mit einer Woche Vorlauf bringen eine langsame Rückmeldung von Kundenseite, eine Krankmeldung im Team oder eine überraschende Anfrage den Kalender nicht durcheinander. Außerdem trennst du die Tage nach Art der Arbeit, damit niemand am selben Nachmittag zwischen Strategie, Gestaltung und Kundentelefonaten hin- und herspringt.

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   Montag: Planung

   Leg für jede Marke die Beiträge der nächsten Woche fest: Thema, Format, Plattform, Tag. Plane zehn bis fünfzehn Minuten pro Marke ein und begrenze das Meeting auf höchstens zwei Stunden. Offene Überarbeitungen und neue Anfragen werden hier eingeplant.

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   Dienstag und Mittwoch: Produktion

   Jetzt entstehen Texte und Bilder. Bündle nach Aufgabe, nicht nach Marke: erst alle Beitragstexte, dann alle Bilder. Gleichartige Arbeit am Stück ermüdet weniger, als bei jeder Marke den Kontext zu wechseln.

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   Donnerstag: interne Freigabe

   Wer die Strategie verantwortet, gleicht jeden Entwurf mit dem Briefing ab: Tonalität, Rechtschreibung, Logo, Datum, Kampagnendetails. Korrekturen werden noch am selben Tag erledigt, denn ein fehlerhafter Entwurf, der zur Kundenseite geht, kostet eine ganze Korrekturschleife.

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   Freitag: Kundenfreigabe

   Jede Kundenmarke bekommt die Beiträge der nächsten Woche gesammelt zur Freigabe, mit Frist bis Montag, 12 Uhr. Änderungswünsche stehen am Montag ganz oben auf der Liste.

Verteile Rollen nach Aufgaben, nicht nach Personen

In einem Dreierteam kann im Prinzip jede Person alles. Doch wenn alle für alles zuständig sind, fallen Aufgaben durchs Raster. Gib jedem Bereich eine verantwortliche Person und mach die anderen beiden zur Vertretung.

• Strategie und Kundenbeziehung: schreibt die Briefings, leitet die Montagsplanung, gibt am Donnerstag die interne Freigabe und ist die einzige Ansprechperson für die Kundenseite.
• Produktion: schreibt Texte, gestaltet Bilder, setzt Änderungswünsche um und plant freigegebene Beiträge ein.
• Community: beantwortet Direktnachrichten und Kommentare, macht aus wiederkehrenden Fragen gespeicherte Antworten und notiert Beschwerden, die an die Kundenseite weitergehen sollten.

Schreib für jede Marke ein einseitiges Briefing

Niemand behält Tonalität, Tabuthemen und freigebende Personen von zehn Marken im Kopf. Das Briefing ist das gemeinsame Gedächtnis des Teams und die erste Anlaufstelle, wenn jemand neu dazukommt oder eine Vertretung übernimmt. Mehr als eine Seite sollte es nicht haben, sonst liest es niemand.

• Beschreib die Zielgruppe in einem Satz: wer, wo und was sie braucht.
• Leg die Tonalität mit drei Adjektiven fest und liste die Wörter auf, die nie vorkommen dürfen.
• Wähle drei oder vier Content-Säulen, etwa Produkt, Team, häufige Fragen und Kampagnen.
• Verlinke die Quelldateien für Logo, Farbcodes und Schriften.
• Halte die Zahl der Beiträge pro Woche und die Plattformen genau so fest, wie sie im Vertrag stehen.
• Leg fest, wer auf Kundenseite freigibt (genau eine Person) und bis wann eine Antwort kommen soll.
• Schreib Tabuthemen ausdrücklich auf, etwa Namen der Konkurrenz, Preise oder Heilversprechen (für Praxen gilt das Heilmittelwerbegesetz).
• Trag die wichtigsten Termine und Kampagnenzeiträume des Jahres ein, etwa Ostern, Muttertag, Black Friday und die Adventszeit.

Füll das Briefing im ersten Termin gemeinsam mit der Ansprechperson auf Kundenseite aus und überprüfe es einmal im Quartal.

Prüfe die Kapazität, bevor du etwas zusagst

Kleine Agenturen sagen bei einer neuen Kundenmarke oft: „Wird eng, aber das schaffen wir.“ Eine grobe Rechnung macht aus diesem Bauchgefühl eine Entscheidung. Die Tabelle beruht auf Beispielannahmen: 45 Minuten pro Beitrag (Idee, Text, Bild, Überarbeitung und Einplanen) und eine Stunde Abstimmung pro Marke und Woche. Deine eigenen Werte sehen sicher anders aus.

Bei rund 30 produktiven Stunden pro Person hat ein Dreierteam 90 Stunden pro Woche. Zehn Marken mit je vier Beiträgen brauchen 40 davon. Für das Community-Management kommen bei 15 Minuten pro Marke und Arbeitstag weitere 12,5 Stunden hinzu. Es bleiben rund 37,5 Stunden für Berichte, Vertriebsgespräche, Verwaltung und Eilaufträge – und die sind schnell aufgebraucht, wenn Monatsberichte und ein Kampagnenstart in dieselbe Woche fallen.

Gib Eilaufträgen ein eigenes Zeitfenster

„Die Kampagne startet morgen. Kriegen wir heute noch einen Beitrag raus?“ Jeder Eilauftrag schiebt geplante Arbeit unbemerkt nach hinten. Verbiete Eiliges nicht, sondern gib ihm einen begrenzten, sichtbaren Platz.

• Leg schriftlich fest, was als eilig gilt: Krisenkommunikation, Korrektur falscher Angaben, rechtliche Pflichten. Alles andere ist geplante Arbeit.
• Reserviere jeden Tag eine Stunde für Eiliges (zum Beispiel 16–17 Uhr) und bearbeite Eilanfragen nur in dieser Zeit.
• Verschiebe nicht eilige Anfragen in die Planung am nächsten Montag und teile der Kundenseite den Veröffentlichungstag mit.
• Gib der Kundenseite noch am selben Tag Bescheid, wenn ein Eilauftrag einen geplanten Beitrag verschiebt.
• Zähle am Monatsende die Eilanfragen pro Kundenmarke und verhandle den Leistungsumfang neu, wenn die Zahl hoch bleibt.

So richtest du denselben Ablauf in VonaHub ein

Das alles funktioniert mit jedem Tool. Bei zehn Marken kostet der Wechsel zwischen verschiedenen Tools aber Stunden. Die Agenturverwaltung von VonaHub bündelt diese Schritte an einem Ort.

Für jedes Kundenprojekt legst du eine eigene Marke an. Verbundene Konten, Markenkit und Tonalität sind der jeweiligen Marke zugeordnet. Das verhindert Verwechslungen wie die Logo-Panne bei Lichtblick Social. Der Tarif Agency umfasst bis zu 50 Marken und 100 Social-Media-Konten, der Tarif Enterprise 10 Marken und 30 Konten.

Die Rollen passen zu deinem Team. Lade Teammitglieder per E-Mail ein und gib ihnen die Rolle Owner, Admin, Editor oder Viewer. Für den Anfang bewährt sich oft: Die Person für Strategie bekommt die Rolle Admin, die Person für Produktion die Rolle Editor. Einladungen sind 7 Tage gültig, schick sie also erst in der Woche, in der die Person anfängt.

Die Produktionstage werden kürzer. Die Mehrfachgenerierung in den Tarifen Business, Enterprise und Agency erstellt aus einem Prompt eine Wochenserie (8 Beiträge) oder eine Monatsserie (30 Beiträge), bis zu 150 Beiträge pro Durchlauf. Die Beiträge landen als Entwürfe im Kalender, vor der internen Freigabe am Donnerstag geht also nichts raus.

Die interne Freigabe am Donnerstag erledigst du in einer Ansicht. Unter „Freigaben“ prüfst du offene Beiträge in der Listen- oder Board-Ansicht, wählst sie aus und gibst sie mit „Freigeben und planen“ gesammelt frei.

Für die Kundenfreigabe am Freitag reicht ein Link. Das Freigabeportal braucht keine Registrierung und lässt sich optional mit einer PIN schützen. Auf Kundenseite erscheinen die Beiträge in einer Smartphone-Vorschau. Ein Fingertipp auf „Alle freigeben“ genügt, oder es werden über „Änderungen anfordern“ bis zu drei Markierungen im Bild gesetzt. Freigegebene Beiträge werden automatisch geplant. Mehr dazu im Artikel Kundenfreigabe per Link statt WhatsApp.

Wer die Community betreut, arbeitet im Posteingang. Direktnachrichten und Kommentare landen in einer Ansicht, Unterhaltungen weist du Teammitgliedern zu, und bis zu 50 gespeicherte Antworten rufst du beim Schreiben mit „/“ auf. Der Posteingang ist in den Tarifen Management, Enterprise und Agency enthalten.

Was du bei der Übernahme einer neuen Kundenmarke prüfen solltest

Konten, die von einer anderen Agentur oder einem Inhouse-Team übergeben werden, bringen immer Überraschungen mit. Arbeite in der ersten Woche diese Liste ab und hol die Kundenmarke erst danach in deinen Rhythmus.

Der erste Schritt: Trag die Planung für nächsten Montag in den Kalender ein und miss zwei Wochen lang deine Zeiten. Wie Monatsberichte aussehen, die auf Kundenseite tatsächlich gelesen werden, zeigt unser Artikel zum Social-Media-Report.