Social-Media-Tool für Agenturen, die wachsen wollen

Die ersten zwei Wochen prägen die ganze Zusammenarbeit. Fehlende Zugänge, die offene Frage, wer auf Kundenseite freigibt, und nie aufgeschriebene Erwartungen kommen im dritten Monat als Kündigung zurück. Geh deshalb jedes Mal dieselben Schritte durch:

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   Zugänge einholen

   Lass dir den Zugriff auf die Social-Media-Konten über die Berechtigungsfunktionen der jeweiligen Plattform geben, statt nach Passwörtern zu fragen. Die Konten bleiben immer Eigentum des Kundenunternehmens. So gibt es keinen Streit um die Übergabe, wenn die Zusammenarbeit endet.

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   Markenmaterial anfordern

   Logos für helle und dunkle Hintergründe, Farbcodes, Schriftarten, das Fotoarchiv mit geklärten Nutzungsrechten, die Produktliste und vorhandene Markenrichtlinien. Sammle bis Ende der ersten Woche, was noch fehlt, und schick die Liste in einer einzigen Nachricht.

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   Die letzten 90 Tage auswerten

   Was wurde veröffentlicht, welche Formate hatten die meisten Interaktionen, welche Fragen tauchen in den Kommentaren immer wieder auf? So hast du eine Ausgangsbasis und deine Empfehlungen für den ersten Monat.

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   Freigabeperson und Kanal festlegen

   Halte schriftlich fest, wer auf Kundenseite das letzte Wort hat und über welchen Kanal Freigaben kommen. Meinungen dürfen mehrere Personen äußern, entscheiden darf nur eine.

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   Antwortregeln vereinbaren

   Lege fest, welche Nachrichten die Agentur beantwortet, welche an das Kundenunternehmen weitergehen (Preisausnahmen, Beschwerden, Presseanfragen) und wie schnell jeweils geantwortet wird.

In VonaHub legst du jedes Kundenunternehmen als eigene Marke an – mit eigenen Social-Media-Konten, eigenem Markenkit und eigener Tonalität. Wechselst du über die Markenauswahl, siehst du nur Content und Konten dieser Marke. So landet das Logo der einen Kundenmarke nie im Beitrag einer anderen.

Das Briefing sorgt dafür, dass eine Marke gleich klingt, egal wer im Team gerade schreibt. Lang muss es nicht sein. Für die meisten Kundenmarken reicht eine Seite mit diesen Feldern:

Am häufigsten fehlt das Feld „Freigegebene Aussagen“. Übernimmt das Team Formulierungen wie „Marktführer“ oder „30 % sparen“ von der Website der Kundenmarke, prüft niemand die Quelle – bis die Konkurrenz abmahnt oder sich jemand aus der Kundschaft beschwert. Nach dem UWG müssen solche Aussagen belegbar sein, gerade Alleinstellungsbehauptungen wie „Marktführer“. Lass dir deshalb einmal von Kundenseite freigeben, welche Aussagen verwendet werden dürfen. Was nicht auf der Liste steht, kommt in keinen Beitrag.

Geh das Briefing jedes Quartal mit deiner Ansprechperson auf Kundenseite durch. Produkte ändern sich, Kampagnen verschieben sich, neue heikle Themen kommen hinzu. Ein Briefing, das niemand pflegt, führt ein halbes Jahr später zu falschem Content.

Der Monatsplan erstellt aus der Website der Kundenmarke eine Profilkarte mit acht Zeilen: was sie anbietet, für wen, wie sie kommuniziert und welche Content-Säulen sie hat. Überträgst du das Briefing in diese Karte, entsteht der ganze Plan in diesem Rahmen. Zahlen, Rabatte oder Aussagen, die nicht in der Quelle stehen, landen nie im Text; stattdessen wird der Eintrag markiert.

Bei der Freigabe verlieren Agenturen die meiste Zeit, und das liegt selten an der Kundschaft, sondern meist an fehlenden Regeln. Halte diese Punkte im Vertrag oder im Kick-off-Dokument fest:

• Sammelfreigabe: Schick den Monatsplan gesammelt und mindestens eine Woche vor Monatsbeginn. Für dringende Beiträge legt ihr einen eigenen, eng begrenzten Kanal fest.
• Rückmeldefrist: Lege fest, innerhalb wie vieler Werktage die Rückmeldung kommen muss – und dass sich der Plan verschiebt, wenn die Frist verstreicht.
• Korrekturschleifen: Lege fest, wie viele Schleifen pro Beitrag inklusive sind. Unbegrenzte Korrekturen bedeuten unbegrenzte Stunden.
• Form des Feedbacks: Statt „Kann das noch mehr knallen?“ braucht es klare Angaben: welcher Beitrag, Bild oder Text, und in welche Richtung.
• Änderungen nach der Freigabe: Vereinbare, dass eine kurzfristige Änderung an einem freigegebenen Beitrag als neuer Auftrag gilt.

Das Freigabeportal bringt diese Regeln auf den Bildschirm. Ohne eigenes Konto öffnet deine Kundschaft den Link, sieht die Beiträge des Monats in der Smartphone-Vorschau und gibt sie mit „Alle freigeben“ gesammelt frei oder fordert Änderungen an. Bei einem Änderungswunsch wird angegeben, ob Bild oder Text geändert werden soll; dazu lassen sich bis zu zwei vorgegebene Richtungen wählen und bis zu drei Notizen direkt im Bild setzen. Warum vages Feedback per WhatsApp so teuer ist, erklären wir im Artikel Kundenfreigabe per Link statt WhatsApp.

Von der Arbeit einer Agentur sieht die Kundschaft vor allem die Berichte. Kommt ein Bericht zu spät oder ist er schwer verständlich, bleibt die Arbeit unsichtbar. Organisiere das Reporting deshalb auf drei Ebenen:

Schreib den Monatsbericht in der Sprache deiner Kundschaft: Was ist passiert, warum, und was tun wir jetzt? Ein Satz Einordnung unter jedem Diagramm wird eher gelesen als seitenlange Tabellen. Wie ein Bericht aufgebaut ist, den die Kundschaft wirklich liest, zeigen wir Schritt für Schritt im Artikel Monatlicher Social-Media-Report.

In VonaHub planst du die Berichts-E-Mails jeder Marke (wöchentlich oder alle zwei Wochen an einem Tag deiner Wahl, monatlich am 1. des Monats) und wählst Uhrzeit und bis zu 10 E-Mail-Adressen; mit „Per E-Mail senden“ schickst du zwischendurch einen zusätzlichen Bericht. Ist das White-Label-Portal aktiv, erscheinen Freigabeportal, PIN-Abfrage und Berichts-E-Mails mit Logo, Farben, Schriftart und Kontaktdaten deiner Agentur statt mit denen von VonaHub. Diese Option ist in den Tarifen Enterprise und Agency enthalten.

Agenturen verschätzen sich meist nicht bei der Zahl der Kundenmarken, sondern bei den Stunden pro Kundenmarke. Bevor du eine neue übernimmst, zerlege die Monatsstunden einer bestehenden Kundenmarke in einzelne Aufgaben. Die Tabelle unten ist eine Vorlage. Die Zahlen sind fiktiv – trag deine eigenen Erfahrungswerte ein:

• Berechne die produktiven Stunden jedes Teammitglieds pro Monat und plane Puffer für Meetings und Weiterbildung ein.
• Lege eine Obergrenze für Kundenmarken pro Person fest. Ist sie erreicht, wird es Zeit für das Gespräch über Neueinstellungen oder höhere Preise.
• Gib jeder Kundenmarke eine verantwortliche Person und eine Vertretung, damit Urlaub und Krankheit die Arbeit nicht lahmlegen.
• Trag Hochphasen wie Ostern, Black Friday und das Weihnachtsgeschäft schon Monate vorher in den Kapazitätskalender ein.

Verteile auch die Rollen mit Blick auf die Kapazität. In VonaHub lädst du Teammitglieder per E-Mail ein (Einladungen sind 7 Tage gültig) und vergibst die Rolle Owner, Admin, Editor oder Viewer. Personen mit der Rolle Editor erstellen Content, Admins geben intern frei, und die Rolle Viewer ist für alle gedacht, die die Arbeit sehen, aber nicht ändern sollen.

Der richtige Preis hängt von deiner Positionierung, deinem Standort und deinem Kundenmix ab. Deshalb geht es hier um Prinzipien, nicht um Zahlen. Die gängigen Modelle:

• Halte den Leistungsumfang schriftlich fest: Plattformen, Beiträge pro Monat, Formatmix, Korrekturschleifen, Betreuungszeiten im Posteingang.
• Weise das Werbebudget getrennt von deinem Honorar aus, damit auf Kundenseite klar ist, wofür welches Geld fließt.
• Rechne Onboarding und Einrichtung als eigene Position im ersten Monat ab.
• Führe Zusatzleistungen wie Fotoshootings und Videoschnitt in einer separaten Preisliste.
• Überprüfe deine Preise einmal im Jahr anhand deiner Kapazitätstabelle.

Kundenbeziehungen enden selten über Nacht; die Anzeichen häufen sich über Wochen. Sorge dafür, dass das ganze Team sie erkennt:

• Freigaben kommen jeden Monat etwas später oder ganz ohne Kommentar zurück.
• Monatliche Termine werden verschoben oder abgesagt.
• Deine Ansprechperson auf Kundenseite hat gewechselt, und du hast die neue Person noch nicht kennengelernt.
• In Gesprächen geht es nur noch um den Preis, nie um Ergebnisse.

Die Gegenmaßnahme: Mach den Wert deiner Arbeit sichtbar. Teile jedes Quartal eine 90-Tage-Roadmap und bring jeden Monat unaufgefordert mindestens eine neue Idee mit. Wechselt die Ansprechperson, vereinbare innerhalb von zwei Wochen ein Kennenlerngespräch und schick der neuen Person eine Zusammenfassung der letzten drei Monate.

Endet eine Zusammenarbeit trotzdem, führe ein kurzes Abschlussgespräch und frag nach dem eigentlichen Grund. Genannt wird oft der Preis; dahinter stecken meist unsichtbare Ergebnisse, langsame Kommunikation oder verschobene Prioritäten. Sammle die Antworten in einer Tabelle und werte sie einmal im Jahr aus. Taucht derselbe Grund dreimal auf, liegt das Problem im Prozess, nicht auf Kundenseite.

Häufige Fehler

• Zu allem Ja sagen: Wer Leistungen außerhalb des vereinbarten Umfangs gratis erbringt, schraubt die Erwartungen dauerhaft nach oben.
• Zahlen ohne Kommentar schicken: Diagramme ohne Erklärung provozieren die Frage „Und was habt ihr diesen Monat eigentlich gemacht?“
• Wissen bei einer Person bündeln: Verlässt jemand das Team, geht die Vorgeschichte der Kundenmarke mit. Halte Briefings und Entscheidungen an einem gemeinsamen Ort fest.
• Den Abschied schwer machen: Eine saubere Übergabe von Konten und Dateien hält die Tür für Empfehlungen und eine spätere Rückkehr offen.

Wer den ganzen Tag zwischen Marken springt, muss bei jedem Wechsel den Kontext neu aufbauen. Bündle die Produktion deshalb in Blöcke pro Kundenmarke: Plane und schreib den Monat einer Kundenmarke in einer Sitzung und gib ihn zur internen Prüfung weiter. Erst dann kommt die nächste dran.

Die Mehrfachgenerierung beschleunigt den ersten Entwurf: ein Prompt mit der Voreinstellung „Woche“ (8) oder „Monat“ (30), bis zu 150 Beiträge pro Durchgang, die als Entwürfe im Kalender landen. Sie ist in den Tarifen Business, Enterprise und Agency enthalten.

Wenn dein Team gern in ChatGPT arbeitet, erspart die ChatGPT-Anbindung das Hin- und Herkopieren zwischen Chat und VonaHub. Beim Verbinden legst du fest, auf welche Marken und mit welchen Berechtigungen der Assistent zugreift. Er liest die Markeninformationen und schreibt einen Wochenplan mit bis zu 14 Beiträgen als Entwürfe in VonaHub. Die Berechtigungen zum Veröffentlichen und für DM-Antworten sind standardmäßig deaktiviert; sind sie aktiv, braucht jede Aktion einen Bestätigungscode, der 10 Minuten gültig ist. Wie das im Arbeitsalltag aussieht, zeigt der Artikel Social-Media-Management mit ChatGPT.

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   1. bis 10. des Monats: Produktionsblöcke

   Erstelle den Plan jeder Kundenmarke für den Folgemonat in einem eigenen Block. Die Person mit der Rolle Editor schreibt die Entwürfe, ein Admin prüft sie in der Ansicht „Freigaben“.

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   15. bis 20. des Monats: Kundenfreigabe

   Schick deinen Ansprechpersonen den jeweiligen Kalender per Freigabelink. Bearbeite Änderungswünsche gesammelt pro Kundenmarke, nicht in der Reihenfolge, in der sie eintreffen.

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   Den ganzen Monat: Posteingang

   Weise Unterhaltungen der verantwortlichen Person zu, lege für häufige Fragen gespeicherte Antworten an und halte dich an die Übergaberegeln.

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   Monatsende: Bericht und Vorschlag

   Sobald die Berichts-E-Mail raus ist, schick deinen Ansprechpersonen drei Erkenntnisse und eine Idee für den nächsten Monat.